Beratung + Partnernetzwerk
Die Verwaltung läuft weiter, wenn Sie Feierabend machen
Anfragen, Angebote, Nachfassen, Belege, Fristen — das meiste davon erledigen Sie abends, weil tagsüber der Betrieb läuft. Wir nehmen die Vorgänge auf, die sich wiederholen, und lassen sie automatisch laufen; freigegeben wird weiterhin bei Ihnen.
Der Kalender wird dabei von Cal.com geladen. Mehr dazu
Vierzehn Stunden in denen niemand im Büro ist
- Feierabend
Der letzte Mitarbeiter geht. Die Verwaltung bleibt.
- Eine Nachricht per WhatsApp
Ein Kunde fragt nach einem Termin. Der Assistent nimmt auf, was gebraucht wird, und schlägt freie Zeitfenster aus Ihrem Kalender vor.
- Eine Anfrage per E-Mail
Zwischen Rechnung und Werbung erkennt er die Angebotsanfrage, erfasst sie strukturiert und legt einen Antwortentwurf im Ton Ihres Betriebs an.
- Die Zahlen werden abgeglichen
Bank, Buchhaltung und Zeiterfassung laufen zusammen. Ein Kunde überzieht das Zahlungsziel zum dritten Mal — das wird vermerkt, nicht in einem Bericht vergraben.
- Sie entscheiden
Auf dem Schreibtisch liegt alles sortiert: zwei Entwürfe, ein Terminvorschlag, ein Hinweis auf offene Posten. Sie lesen, ändern, geben frei. Was hinausgeht, hat vorher jemand gesehen.
Schematisch dargestellt. Welche Vorgänge bei Ihnen automatisch laufen dürfen und welche immer über einen Schreibtisch gehen, legen wir gemeinsam fest.
Wann Unternehmen uns dafür ansprechen
Der Posteingang frisst den Abend
Achtzig Mails am Tag, und die Kundenanfrage steckt zwischen Rechnung und Werbung. Rückfragen bleiben zwei Tage liegen, weil tagsüber niemand dazu kommt.
Kunden schreiben per WhatsApp
Auf das Privathandy, abends um halb elf. Wer nicht antwortet, verliert den Auftrag an den, der schneller war.
Die Zahlen kommen zu spät
Der Jahresabschluss liegt im Oktober für das Vorjahr vor. Die Bank fragt nach aktuellen Zahlen, und die Antwort dauert drei Tage.
Das Wissen steckt in zwei Köpfen
Wer neu anfängt, fragt drei Wochen lang. Sind beide im Urlaub, steht die Auskunft still.
Warum das eine Wirtschaftsberatung macht
Weil der Engpass in kleinen und mittleren Unternehmen fast nie die Leistung ist. Die Arbeit selbst läuft. Was aufhält, ist die Verwaltung drumherum: Anfragen aufnehmen, Angebote schreiben, nachfassen, Belege sortieren, Fristen im Blick behalten, zum vierten Mal dieselbe Auskunft geben.
Diese Vorgänge wiederholen sich. Wiederholung lässt sich automatisieren — und automatisiert läuft sie weiter, wenn der Betrieb längst Feierabend hat.
Wir kommen aus der Zahlenarbeit. Aus Finanzplanung und Controlling wissen wir, welche Vorgänge in einem Betrieb wie viel Zeit binden und welche sich zu automatisieren lohnen. Deshalb fangen wir mit der Aufnahme an und nicht mit Software. Automatisierung ist bei uns Betriebsorganisation, kein IT-Projekt.
Was wir automatisieren
E-Mail-Assistent
Sortiert den Posteingang nach Anfrage, Auftrag, Rechnung, Lieferant und Frist. Erkennt Kundenanfragen, erfasst sie strukturiert und legt Antwortentwürfe im Ton Ihres Betriebs an. Fasst lange Verläufe zusammen und meldet, was liegen geblieben ist. Die Freigabe bleibt bei Ihnen: Es geht nichts hinaus, was niemand gesehen hat.
WhatsApp-Business-Assistent
Nimmt Anfragen außerhalb der Geschäftszeiten strukturiert auf und beantwortet, was sich ständig wiederholt — Öffnungszeiten, Anfahrt, Bearbeitungsstand, benötigte Unterlagen. Wird es konkret, übergibt er an einen Menschen, mit allem, was bis dahin gesagt wurde. Angebote, Zusagen und Preise kommen weiterhin ausschließlich von Ihnen. Eingerichtet über die WhatsApp Business Platform statt über die private App: Das trennt Betrieb und Privates auch rechtlich sauber.
Kennzahlen-Cockpit
Führt Zahlen aus Buchhaltung, Bankkonto, Warenwirtschaft und Zeiterfassung an einer Stelle zusammen: Liquidität mit Vorschau, offene Posten und Zahlungsverhalten, Auftragsbestand, Deckungsbeitrag je Auftrag oder Kunde, Auslastung. Statt Berichten, die niemand liest, meldet es, wenn ein Wert eine Grenze reißt. Was die Zahlen bedeuten, entscheiden Sie — dafür sitzen wir mit am Tisch.
Interner Assistent
Kennt Ihre eigenen Unterlagen: Angebote, Preislisten, Rahmenverträge, Leistungsverzeichnisse, Arbeitsanweisungen. Beantwortet damit Fragen wie „Was haben wir diesem Kunden 2024 berechnet?“ oder „Welche Klausel steht im Rahmenvertrag?“, prüft Ausschreibungsunterlagen auf Vollständigkeit und arbeitet neue Mitarbeiter ein. Er arbeitet nur auf Ihren Daten. Alles, was nach außen geht oder verbindlich ist, geht vorher über Ihren Tisch.
Website
Schnell, selbst zu pflegen, ohne Baukasten-Abo und ohne monatliche Pauschale für eine Seite, die sich nie ändert. Datenschutzarm gebaut: Schriften vom eigenen Server, keine Analyse- oder Werbeskripte im Grundzustand, Terminbuchung erst nach ausdrücklichem Klick — deshalb kommt sie ohne Cookie-Banner aus. Die Inhalte bestimmen Sie; wir bauen das Haus.
Für den letzten Punkt brauchen Sie uns nicht beim Wort zu nehmen: Die Website, auf der Sie gerade lesen, ist genau so gebaut.
Wie ein Automatisierungsprojekt abläuft
Aufnahme
Wir gehen mit Ihnen durch, welche Vorgänge wie viel Zeit binden. Am Ende steht eine Liste, sortiert nach Aufwand und Nutzen — und die ehrliche Auskunft, was sich nicht lohnt.
Konzept und Festpreis
Sie erhalten ein schriftliches Angebot mit Leistungsumfang, Terminen und Festpreis. Erst danach beginnt die Arbeit.
Aufbau und Übergabe
Wir richten ein, testen mit Ihren echten Vorgängen und weisen Ihre Mitarbeiter ein. Übergeben wird erst, wenn es im Alltag trägt.
Betrieb
Wir überwachen, passen an und stehen für Rückfragen bereit — monatlich abgerechnet, monatlich kündbar. Wollen Sie das nicht, gehört Ihnen alles und läuft ohne uns weiter.
Datenschutz und Kennzeichnung
Zwei Dinge, die bei automatisierten Vorgängen regelmäßig zu spät bedacht werden. Wir richten sie von Anfang an mit ein.
- Wo Ihre Daten liegen. Für jedes eingesetzte System schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag; verarbeitet wird in der Europäischen Union, wo es möglich ist. Kunden- und Mandantendaten gehen in kein System ohne Vertrag, und Ihre Unterlagen werden nicht zum Training fremder Modelle verwendet
- Dass Ihre Kunden es wissen. Seit dem 2. August 2026 verlangt Artikel 50 der EU-KI-Verordnung, dass erkennbar ist, wenn jemand mit einem KI-System spricht statt mit einem Menschen. Die Pflicht trifft Sie als Betreiber. Wir richten die Kennzeichnung so ein, dass sie erfüllt ist, ohne den Ablauf zu stören
- Was wo passiert. Sie erhalten eine schriftliche Übersicht der Verarbeitungen — die brauchen Sie ohnehin für Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
Aufbau einmalig, Betrieb monatlich
Zwei Posten, sonst nichts. Den Aufbau zahlen Sie einmal, den laufenden Betrieb monatlich — beides zu Preisen, die vor Beginn feststehen.
Aufbau — einmalig
Aufnahme Ihrer Vorgänge, Konzept, Einrichtung, Test mit Ihren echten Daten und Einweisung Ihrer Mitarbeiter. Am Ende läuft die Automatisierung im Alltag.
Betrieb — monatlich
Überwachung, Anpassung an geänderte Abläufe, Auswertung und ein Ansprechpartner bei Rückfragen. Ein Assistent, den niemand pflegt, veraltet — deshalb ist das kein Zusatz, sondern Teil der Sache.
Der Beratungsanteil ist förderfähig
Aufnahme, Analyse und Konzept sind betriebswirtschaftliche Beratung. Damit sind sie über das BAFA-Programm „Förderung unternehmerischen Know-hows“ bezuschussbar — Organisation, Prozesse und Digitalisierung gehören ausdrücklich zu den förderfähigen Themen. Die Antragstellung übernehmen wir.
- 50 % in den alten Bundesländern, einschließlich Nordrhein-Westfalen — höchstens 1.750 € Zuschuss
- 80 % in den neuen Bundesländern sowie den Regionen Lüneburg und Trier — höchstens 2.800 €
Bemessungsgrundlage sind höchstens 3.500 € Beratungshonorar je Beratung. Gefördert wird der Beratungsanteil, nicht die technische Umsetzung und nicht der laufende Betrieb. Der Antrag muss vor Beginn der Beratung vorliegen — fragen Sie uns also, bevor Sie beauftragen. Einzelheiten stehen unter Geförderte Beratung (BAFA).
Was es bei Ihnen kostet
Das hängt davon ab, wie viele Vorgänge automatisiert werden und wie Ihre Systeme zusammenspielen — nicht davon, wie groß Ihr Unternehmen ist. Deshalb steht hier keine Pauschale.
Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, welchen Aufwand Ihr Vorhaben tatsächlich verlangt und in welchem Rahmen der Aufbau sinnvoll ist. Danach erhalten Sie ein schriftliches Angebot: Festpreis für den Aufbau, monatliche Rate für den Betrieb, beides vor Beginn. Sie erfahren den Preis, bevor wir anfangen — nicht danach.
Was wir nicht versprechen
- Keine Prozentzahlen. Auf dieser Seite steht nicht, wie viel Zeit Sie sparen. Was ein Betrieb spart, zeigt erst die Aufnahme — vorher wäre jede Zahl geraten
- Keinen Personalabbau. Automatisierung macht die Verwaltung kleiner, nicht die Mannschaft. Wer Ihnen etwas anderes verspricht, hat es nicht durchgerechnet
- Keine Entscheidungen. Ein Assistent sortiert, bereitet vor und schlägt vor. Freigegeben wird im Unternehmen, und die Verantwortung bleibt dort
- Keinen Systemwechsel. Wir setzen auf das auf, womit Sie arbeiten. Ein Wechsel ist eine Entscheidung, keine Voraussetzung
Was passiert mit unseren Daten?
Sie bleiben Ihre. Für jedes System, das Daten verarbeitet, liegt ein Auftragsverarbeitungsvertrag vor; verarbeitet wird in der EU, wo es möglich ist. Ihre Unterlagen werden nicht zum Training fremder Modelle verwendet. Was wo liegt, halten wir schriftlich fest.
Ersetzt das Mitarbeiter?
Nein. Es nimmt Ihren Leuten die Arbeit ab, für die niemand ausgebildet wurde: sortieren, nachfassen, dasselbe zum vierten Mal beantworten. Was frei wird, ist Zeit für das, wofür Sie sie eingestellt haben.
Müssen wir unsere Software wechseln?
In aller Regel nicht. Wir setzen auf das auf, was Sie bereits nutzen. Wenn ein Wechsel sich lohnt, sagen wir es — als Vorschlag mit Begründung, nicht als Bedingung.
Was, wenn der Assistent etwas falsch macht?
Deshalb entscheidet keiner. Alles, was nach außen geht, wird vorher freigegeben. In der Aufnahme legen wir fest, welche Vorgänge automatisch laufen dürfen und welche immer über einen Schreibtisch gehen — die Grenze ziehen Sie, nicht die Technik.
Wie lange dauert die Einführung?
Ein einzelner Assistent ist meist in wenigen Wochen im Betrieb. Ein Cockpit, das an mehrere Systeme angeschlossen wird, braucht länger. Den Zeitrahmen nennen wir im Angebot, bevor Sie sich entscheiden.
Können wir das fördern lassen?
Den Beratungsanteil ja — Aufnahme, Analyse und Konzept sind über das BAFA-Programm bezuschussbar, mit 50 % in den alten und 80 % in den neuen Bundesländern, gedeckelt auf 1.750 € beziehungsweise 2.800 €. Die technische Umsetzung und der laufende Betrieb sind nicht förderfähig. Wichtig: Der Antrag muss vorliegen, bevor die Beratung beginnt.
- Aufnahme, Konzept, Werkzeugauswahl
- Koordination der Umsetzung
- Eigene Entwicklung, wo nötig
Vertrags- und Ansprechpartner bleiben wir. Datenschutzfragen stimmen wir mit Ihrem Rechtsanwalt oder Datenschutzbeauftragten ab.
Fangen wir mit der Aufnahme an.
Dreißig Minuten genügen, um zu sehen, welche Vorgänge sich bei Ihnen lohnen — und welche nicht. Danach wissen Sie, ob sich das Thema für Sie überhaupt stellt.
Der Kalender wird dabei von Cal.com geladen. Mehr dazu